ATSとは？採用管理システムでできること・Excel管理との違い・選び方を解説

ATS（採用管理システム）は、求人作成から応募者管理、面接調整、選考状況の共有、採用データの分析までを一元管理し、Excel・メール・求人媒体の管理画面に分散しがちな採用業務を整理しやすくする仕組みです。

「ATSとは何かを知りたい」「Excel管理と何が違うのか知りたい」「自社に必要か判断したい」という方に向けて、この記事では定義・できること・メリット/デメリット・向いている企業・選び方・費用感・無料トライアルで確認したいポイントまで、比較検討に進みやすい形でわかりやすく解説します。

ATS（採用管理システム）とは？

ATSとは、採用活動に関する情報や進捗を一元的に管理できるシステムのことで、日本語では採用管理システムと呼ばれます。

次の3つの言葉の頭文字から、「ATS」と呼ばれています。

・Applicant（応募者）
・Tracking（追跡）
・System（システム）

採用では、求人を出す、応募を受け付ける、候補者と連絡する、面接日程を調整する、選考結果を共有する、採用経路を振り返る、といったさまざまな業務が発生します。ATSは、こうした一連の業務をひとつの管理画面で進めやすくし、情報の分散・対応漏れ・共有の手間を減らすのが役割です。

ATS（採用管理システム）が必要とされる背景

採用活動では、求人媒体、自社採用サイト、求人検索エンジン、人材紹介、SNSなど、応募の入り口が増えるほど管理も複雑になります。Excelやメールで運用していると、応募者情報の転記、選考状況の共有、面接調整、連絡履歴の確認に手間がかかりやすくなります。

そのため、ATSは単なる「便利な管理ツール」ではなく、採用業務を整理し、担当者や現場が同じ情報を見ながら動ける状態をつくるための基盤として使われるようになっています。

ATS（採用管理システム）でできること

ATSでできることは幅広いですが、比較検討の前に押さえておきたいのは、次の4つの観点です。

1. 集客の強化

• 求人票の作成・更新
• 採用サイトの作成・運用
• 求人検索エンジンや求人媒体との連携
• 職種別・拠点別の求人管理

ATSは「応募が来た後の管理」だけではなく、そもそもの集客導線づくりにも関わります。自社採用サイトを育てたい企業や、複数媒体を使っている企業ほど、この領域の重要性は高くなります。

2. 応募者管理の効率化

• 応募者情報の一元管理
• 応募経路の把握
• 検索・絞り込み・一覧表示
• 連絡履歴や対応状況の確認

媒体ごとに応募情報が散らばっている状態から、「見ればすぐ分かる」状態へ変えやすいのがATSの大きな価値です。

3. 選考管理の効率化

• 選考ステータスの管理
• 面接日程の調整
• 面接官との評価共有
• 候補者への連絡テンプレート運用
• 権限設定による役割分担

面接日程の調整や社内共有は、手作業だと時間がかかりやすい業務です。ATSを使うと、候補者対応と社内調整をひとつの流れで進めやすくなります。

4. 採用活動の振り返り・分析

• 応募経路ごとの成果確認
• 通過率・歩留まりの把握
• 拠点別・職種別の進捗確認
• レポートやダッシュボードによる見える化

「どの媒体からの応募が採用につながっているか」「どの選考段階で離脱が多いか」といった振り返りがしやすくなるため、次回以降の採用改善にも活かしやすくなります。

ATSの役割は、単に応募者を並べて管理することではありません。集客から応募者対応、選考、分析までをつなげて、採用活動全体を回しやすくすることにあります。

ATSとExcel（手作業）で何が変わる？

ATSの導入効果をイメージしやすいのは、今の運用と比べたときです。特に、Excel・メール・求人媒体の管理画面を行き来している企業ほど、違いが出やすくなります。

たとえば、Excel管理では「応募が来たら転記する」「日程が決まったら別シートを更新する」「面接官へメールやチャットで共有する」といった作業が増えがちです。応募数や関係者が増えるほど、更新漏れや認識のズレも起きやすくなります。

一方でATSは、応募者一覧を見る→選考を進める→日程を調整する→履歴を確認する→結果を共有するという流れを、できるだけひとつの画面にまとめやすいのが強みです。特に、複数拠点・複数媒体・複数面接官で運用している場合は、その違いを実感しやすいでしょう。

「今の運用で、応募者の見落とし・日程調整・社内共有・分析のしにくさに困っている」という場合は、ATSを検討する価値が十分にあります。

ATS（採用管理システム）の主な機能

ここでは、ATSの代表的な機能を、実務での使い方がイメージしやすいように4つの観点で整理してご紹介します。

集客の強化に関わる機能

ATSには、求人作成、採用サイトの作成・更新、求人検索エンジンや求人媒体への配信に関わる機能があります。単に求人票を保管するだけではなく、応募の受け皿を整え、複数チャネルの運用を効率化する役割を持つものもあります。

自社採用サイトを作りたい企業や、媒体だけに依存しない募集導線を持ちたい企業にとっては、この機能が特に重要です。

応募者管理の効率化に関わる機能

応募者一覧、応募経路の把握、検索・絞り込み、プロフィール確認、連絡履歴の管理などがこの領域です。日々もっとも触る画面になりやすいため、一覧の見やすさや操作の分かりやすさはとても重要です。

複数職種・複数拠点で採用している企業では、応募者一覧の使いやすさがそのまま運用負荷に直結します。

選考管理の効率化に関わる機能

書類選考、面接、内定などのステータス管理に加え、面接日程の調整、評価の共有、候補者との連絡テンプレート、リマインドなどが含まれます。面接官や現場責任者が関わる採用では、社内調整のしやすさが重要な比較ポイントです。

また、権限設定ができると、採用担当者・現場責任者・面接官ごとに見せる情報を整理しやすくなります。

採用活動の振り返り・分析に関わる機能

応募数、通過率、採用数、応募経路別の成果、拠点別の状況などを確認できるレポートやダッシュボード機能です。採用活動を続けるほど、「どこに時間や費用をかけるべきか」を判断するために役立ちます。

採用の振り返りを感覚ではなくデータで行いたい企業は、分析機能の見やすさまで確認しておくと安心です。

ATS（採用管理システム）を導入するメリット

採用業務をまとめて効率化しやすい

ATSを導入すると、求人作成、応募者管理、日程調整、連絡、進捗確認などを、分散したツールで管理しなくて済む場面が増えます。採用担当者が「転記」「確認」「共有」に使っていた時間を減らし、面接や改善など本来力を入れたい業務に時間を使いやすくなります。

社内共有がしやすくなる

採用担当者だけでなく、現場責任者や面接官が関わる採用では、最新の選考状況や評価の共有が欠かせません。ATSがあると、誰がどこまで対応したかを把握しやすくなり、引き継ぎや確認の手間を減らしやすくなります。

対応漏れやヒューマンエラーを減らしやすい

応募者への返信漏れ、面接日程の更新漏れ、選考状況の認識違いは、採用体験の低下にもつながります。ATSは、連絡履歴や進捗を確認しやすくすることで、こうした抜け漏れを防ぎやすくします。

採用活動の改善につなげやすい

どの媒体が成果につながっているか、どの工程で離脱が多いかを把握しやすくなるため、次回以降の採用施策の見直しに役立ちます。特に、媒体を複数使っている企業や、年間を通して採用している企業ではメリットが大きくなります。

採用の属人化を防ぎやすい

「担当者しか状況が分からない」「Excelの更新ルールが人によって違う」といった状態では、担当者が変わるたびに運用が不安定になりがちです。ATSは、業務フローや情報の置き場所をそろえやすいため、属人化の解消にもつながります。

ATS（採用管理システム）を導入するデメリット

導入・運用コストがかかる

ATSには、無料トライアルがあるもの、無料プランがあるもの、初期費用や月額費用が発生するものなどがあります。費用だけで判断すると、必要な機能やサポートが足りず、結果として運用が定着しないケースもあります。

使い方に慣れるまで時間がかかることがある

どのATSにも画面や操作ルールがあります。これまでExcel中心で採用管理をしていた企業ほど、最初は操作に慣れるまで少し時間がかかることがあります。導入時のサポートやマニュアルの分かりやすさも確認しておくと安心です。

自社の採用フローに合わないと定着しにくい

高機能でも、自社がよく使う操作がしにくいと、現場では使われにくくなります。誰が、どの画面を、どの頻度で使うのかを整理し、無料トライアルで日常的に触る画面を確認することが大切です。

ATS（採用管理システム）の導入が向いている企業の特徴

ATSは大企業向けの仕組みと思われがちですが、実際には採用情報が分散しやすい企業ほど導入効果が出やすい傾向があります。

複数店舗・複数拠点で採用している企業

店舗や拠点ごとに求人を出していると、応募数や選考状況の把握だけでも手間がかかります。ATSがあれば、本部と現場で同じ情報を確認しやすくなり、拠点ごとの採用状況も整理しやすくなります。

複数の求人媒体を併用している企業

媒体ごとに応募者情報を確認し、手動で転記している状態であれば、ATS導入の効果を感じやすいでしょう。どの媒体が成果につながっているかも把握しやすくなります。

自社採用サイトを運用したい企業

媒体掲載だけでなく、自社らしい採用ページを持ちたい企業にとって、採用サイト作成機能のあるATSは有力な選択肢です。求人情報の更新や応募導線の管理もまとめやすくなります。

採用活動を分析したい企業

「応募数はあるのに採用につながらない」「どこで歩留まりが起きているのか分からない」という企業は、分析機能のあるATSと相性がよいです。感覚ではなく、数字で採用を振り返りたい企業に向いています。

面接官や関係者が複数いる企業

採用担当者だけでなく、現場責任者や面接官が複数関わる場合は、選考評価や進捗共有のしやすさが重要です。ATSがあると、認識違いや確認の手間を減らしやすくなります。

ATS（採用管理システム）の種類

ATSは、大きく分けると「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があります。

クラウド型

インターネット経由で利用する形態です。導入しやすく、比較的スピーディに使い始めやすいのが特徴です。中小企業や、まずは試しながら導入したい企業にも選ばれやすいタイプです。

オンプレミス型

自社サーバーなどにシステムを設置して運用する形態です。自社で管理する範囲が広くなる一方で、導入や保守に手間やコストがかかりやすい傾向があります。運用体制やセキュリティ要件に応じて検討されます。

ATS（採用管理システム）の雇用形態別・用途別の考え方

ATSは、どの採用に使うのかによって重視すべき機能が変わります。

採用業務全般をまとめて管理したい場合

求人作成、応募者管理、選考管理、分析まで幅広く使いたい場合は、機能のバランスを重視しましょう。複数拠点や複数職種で採用する企業では、一覧管理のしやすさや権限設定も重要です。

新卒採用で使いたい場合

やり取りの回数や関係者が多くなりやすいため、連絡履歴、選考フローの管理、評価共有のしやすさが重要です。大量の応募者を見やすく管理できるかも確認したいポイントです。

中途採用で使いたい場合

人材紹介会社や求人媒体との連携、選考スピード、社内共有のしやすさが重要になりやすいです。複数ポジションを並行して進めるなら、求人ごとの管理がしやすいATSが向いています。

アルバイト・パート採用で使いたい場合

募集の更新頻度や応募対応のスピードが重要です。求人の編集しやすさ、応募対応のしやすさ、現場と共有しやすいことを重視すると選びやすくなります。

ATS（採用管理システム）の選び方・比較ポイント

ATSを選ぶときは、いきなりサービス名を並べるのではなく、まず何を重視したいのかを決めるのが近道です。

採用サイト作成機能があるか

自社採用サイトを作れるATSであれば、媒体だけに依存しない募集導線を持ちやすくなります。テンプレートの使いやすさだけでなく、職種ごとの求人を更新しやすいかも見ておきたいポイントです。

求人検索エンジン・求人媒体・人材紹介会社との連携に対応しているか

自社が使いたい求人検索エンジンや求人媒体、人材紹介会社と連携できるかは重要です。普段使っているチャネルに対応していないと、結局手作業が残ってしまうことがあります。

応募者一覧が見やすく、連絡履歴を追いやすいか

ATSは日常的に触る時間が長いツールです。応募者一覧で必要な情報がすぐ見つかるか、職種・拠点・選考段階で絞り込めるか、連絡履歴を確認しやすいかを優先して確認しましょう。

日程調整や社内ツール連携がしやすいか

面接調整のしやすさは、採用担当者の負担に直結します。カレンダー連携、通知の仕組み、SlackやLINEなどのコミュニケーション導線が使いやすいかも比較ポイントです。

権限管理がしやすいか

店舗責任者、現場責任者、面接官、採用担当者など、関わる人が多いほど権限設定は重要です。見せるべき情報と、編集できる範囲を整理しやすいかを確認しましょう。

レポート・ダッシュボードが実務で使いやすいか

分析機能は「あるかどうか」だけでなく、見たい数字がすぐ把握できるかどうかが大切です。応募経路、通過率、採用数、拠点別の状況など、自社が見たい指標を確認できるかを見ておきましょう。

サポート体制が自社に合っているか

導入時の初期設定、運用相談、マニュアルの有無、問い合わせ方法なども比較ポイントです。自社で調べながら進めたいのか、伴走サポートが欲しいのかによって、向いているサービスは変わります。

無料トライアルで確認したいポイント

資料だけで決めるよりも、無料トライアルで日常的に触る画面を確認したほうが失敗しにくくなります。特に、次の順番で見るのがおすすめです。

1. 応募者一覧：必要な情報が一覧で見やすいか、検索や絞り込みがしやすいか
2. ステータス変更：選考状況の更新が直感的にできるか
3. 日程調整：面接調整の流れが分かりやすいか、関係者への共有がしやすいか
4. 候補者連絡：テンプレート、履歴確認、返信対応がしやすいか
5. 権限設定：店舗責任者や面接官に必要な権限を設定しやすいか
6. レポート画面：見たい数字がすぐ把握できるか

無料トライアルでは、機能の数よりも自社が毎日使う操作が楽かどうかを見極めることが大切です。

ATS（採用管理システム）を導入するときにかかる費用

ATSの費用は製品によって異なり、無料プラン、無料トライアル、初期費用＋月額料金、利用規模に応じた料金体系などさまざまです。

費用を比較するときは、次の3点を先に整理しておくと判断しやすくなります。

• 何人・何職種・何拠点で使うのか
• どの機能が必須か（採用サイト、媒体連携、応募者管理、日程調整、分析など）
• どの程度のサポートが必要か

料金が安くても、必要な運用ができなければ意味がありません。反対に、高機能でも使わない機能が多いと過剰投資になることがあります。まずは必要な要件を整理し、候補の料金ページと無料トライアルをあわせて確認するのが安全です。

→ 採用係長の料金プランを見る
→ 無料で使えるATS（採用管理ツール）も含めて比較する

ATS（採用管理システム）の導入事例

ATSの効果は、単に「便利になる」だけではありません。実際には、Excelや分散管理からの脱却、日程調整の効率化、社内共有の改善、採用データの把握といった形で表れやすくなります。

応募者管理の一元化で、社内共有と採用業務を効率化した事例

企業名：株式会社英國屋様（東京都中央区）
業種：販売

同社では、ATS導入後に応募者管理ページを活用することで、応募者がどの媒体から応募したのかをひと目で把握しやすくなり、面接日時の調整や候補者情報の整理をスピーディに進められるようになったとされています。

また、メンバー全員が同じ管理画面を見られることで、社内共有がしやすくなり、認識のズレやコミュニケーションの手間も減少しました。言い換えると、「Excelやメールで散らばっていた情報を一か所にまとめる価値」が伝わりやすい事例です。

【出典】
煩雑な採用業務が、採用係長の導入で業務効率向上に成功！｜採用係長

求人作成の負担を減らし、応募導線の改善につなげた事例

企業名：もろ小児科医院様（埼玉県川越市）
業種：医療／介護／福祉

同院では、採用ページ作成時の雛形機能や求人文面作成機能を活用することで、求人作成のスピードが向上したとされています。さらに、応募導線の工夫によって応募のハードルを下げ、応募数の増加につながった点も示唆的です。

この事例からは、ATSが「管理だけでなく、集客や応募導線の改善にも役立つ」ことが分かります。採用サイトや求人運用を効率化したい企業にとって、参考にしやすい内容です。

【出典】
新機能も使いやすく気に入っています！応募も増え、信頼しているツールです。｜採用係長

よくある質問（FAQ）

ATS（採用管理システム）と「採用管理ツール」は同じですか？

一般的には近い意味で使われることが多く、応募者情報や選考進捗を一元管理する仕組みを指します。違いが気になる場合は、名称よりも「何を効率化できるか」で比較するのがおすすめです。

ATSは無料で使えますか？

製品によって、無料プランがあるもの、無料トライアルのみのもの、有料プランが中心のものがあります。無料で使えるかどうかだけでなく、必要な機能が含まれているかも確認しましょう。
→ 無料で使えるATS（採用管理ツール）を比較する

Excel管理のままでも問題ないケースはありますか？

採用人数が少なく、関係者も少なく、媒体数も少ない場合は、Excelで回せることもあります。ただし、応募者の見落とし、日程調整、社内共有、分析のしにくさに負担を感じ始めたら、ATS導入を検討するタイミングです。

求人媒体や社内ツールと連携できますか？

製品によって対応範囲は異なります。Indeedなどの求人検索エンジン、求人媒体、人材紹介会社、カレンダー、Slack、LINEなど、自社が使いたい連携先を先に整理してから候補を比較するのが安心です。

無料トライアルでは何を確認すべきですか？

応募者一覧、ステータス変更、日程調整、候補者連絡、権限設定、レポート画面の使いやすさを優先して確認しましょう。毎日触る画面が使いやすいかどうかが、定着しやすさに直結します。
→ 採用係長の使い方を見る
→ 採用係長を無料トライアルで試す

どのATSを選べばよいか迷ったら？

まずは「応募数を増やしたいのか」「応募者管理を楽にしたいのか」「選考管理を効率化したいのか」「採用分析をしたいのか」を整理し、そのうえで比較記事を見ると選びやすくなります。
→ 採用管理システム（ATS）の比較・選び方はこちら

まとめ

ATSは、採用活動を一元的に管理できるシステムで、求人作成、応募者管理、面接調整、社内共有、採用分析までをまとめて進めやすくする仕組みです。

特に、複数拠点で採用している、複数の求人媒体を使っている、自社採用サイトを運用したい、採用活動を分析したいといった企業では、ATSの効果を感じやすいでしょう。

また、ATSを検討するときは、定義だけでなく、何ができるか／Excel管理と何が違うか／自社に向いているか／どう選ぶかまで整理しておくことが大切です。比較のポイントが整理できたら、最後は無料トライアルで応募者一覧や日程調整など、実務でよく触る画面を確認し、自社で使いやすいかどうかを見極めましょう。

採用係長のように、テンプレートを活用した採用サイト作成、求人運用、応募者管理をまとめて進められるATSは、情報収集段階の企業にとっても比較しやすい選択肢です。まずは、自社が重視したいのが集客なのか、応募者管理なのか、選考管理なのか、分析なのかを整理し、そのうえで実際の画面を確認してみてください。

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この記事を書いた人

コンノ

公務員として4年間、人事労務の実務経験あり。 これまで100名以上の事業者をインタビューしており、「企業や個人事業主が本当に悩んでいること」を解決できる記事を執筆します。

監修者

辻 惠次郎

ネットオン創業期に入社後、現在は取締役CTOとしてマーケティングからプロダクトまでを統括。
通算約200社のデジタルマーケティングコンサルタントを経験し、Indeed・求人ボックス・スタンバイなどの求人検索エンジンを活用した採用支援を強みとする。特に難しいとされる、飲食や介護の正社員の応募単価を5万円台から1万円台に下げる実績を持つ。
求人検索エンジンを活用した採用集客や、Google Analytics等の解析ツールを用いた効果分析・サイト改善を強みとしている。